Mediação de Conflitos: como a comunicação pode ajudar o síndico?

Mediação de Conflitos: como a comunicação pode ajudar o síndico?

Uma ação em primeira instância, de acordo com o CNJ (Conselho Nacional de Justiça) leva em média três anos para ser resolvida, uma ação nos juizados especiais em média um ano e oito meses.

Quando falamos na convivência em condomínios, sabemos que pessoas diferentes, com aspirações, culturas, personalidades e vivências diferentes, compartilhando o mesmo espaço podem entrar em conflito com muita facilidade. E um dos papéis mais importantes do síndico é saber tratar essas diferenças e muitas vezes mediar os conflitos para que não tomem proporções mais onerosas para as partes e até mesmo para o próprio condomínio.

Por isso, a habilidade de mediar conflitos tem sido cada vez mais um diferencial nas inúmeras habilidades que um síndico precisa ter.

Porém, prevenir conflitos é sempre uma ótima forma de minimizar o impacto que as diferenças podem trazer para a tranquilidade da vida condominial. A comunicação entra como uma ferramenta poderosa para auxiliar o síndico a tornar o condomínio um lugar mais agradável, tolerante e respeitoso, melhorando assim a qualidade de vida de todos que ali vivem.

Pensando nisso, criamos esse conteúdo trazendo nossa experiência com a gestão de comunicação em condomínios para auxiliar síndicos e gestores a trabalharem a comunicação afim de minimizar conflitos.

Não é nossa pretensão abordar a mediação em si, mas sim trazer recursos de comunicação que podem ajudar a manter a paz no condomínio. Então fique atento às dicas e deixe a sua opinião nos comentários ao final.

Comunicação não violenta

Uma das coisas mais importantes quando falamos de comunicação, é lembrar que ela é feita para pessoas, por isso, precisamos nos preocupar com a forma como o nosso interlocutor vai receber a mensagem.

Lembre-se sempre, estamos lidando com pessoas, com temperamentos diferentes e realidades, muitas vezes, diferentes da nossa. Então, a empatia é uma arma importantíssima para realizar uma comunicação eficiente. Respirar fundo, pensar duas vezes, entender as partes e a motivação por de trás de uma ação é um exercício que fará toda diferença na comunicação do síndico. Seja no envio de uma advertência, na comunicação do elevador ou mesmo durante uma assembleia, estar preparado e treinar uma comunicação participativa e que seja focada na solução do problema é muito importante. Na dúvida, pense sempre em como quem vai receber a informação se sentiria, isso faz toda a diferença.

Inteligência Emocional

Essa é uma soft skill que vai para além do condomínio e favorecerá, você síndico e gestor durante toda a vida. Pessoas são seres emocionais e muitas vezes é complicadíssimo separar as coisas, mas quando você está numa posição de liderança é essencial. Controlar as emoções, mesmo com aquele condômino focado em te desestabilizar, demonstra maturidade e profissionalismo.

Uma ótima dica para quem quer desenvolver inteligência emocional é a prática de meditação e muita leitura para desenvolver autoconhecimento. E sempre ter em mente que, a resposta educada sempre vai superar a atitude grosseira.

Informação nunca é demais

Falando da comunicação prática, existem muitos recursos que podem auxiliar o síndico e criar uma cultura de não conflito, com ações simples e focadas na informação. Vamos ver algumas:

Envio de comunicados educativos: uma prática que temos com nossos clientes, é o envio de comunicações semanais, mais descontraídas abordando os temas que costumam causar mais conflitos no condomínio, como o uso da garagem, barulho, pets, crianças etc. Essas comunicações podem ser feitas através do WhatsApp, do portal de serviços da sua administradora, por e-mail ou via informativos impressos nas áreas comuns.

Prévia de assembleias: quem nunca participou de uma assembleia turbulenta na vida, não sabe o tamanho do livramento. Muitas vezes, a assembleia deixa de ser um ambiente de resolução de problemas e tomada de decisões, para virar um bate-boca sem fim e desordenado.

Uma forma que encontramos por aqui de ajudar nossos síndicos a resolver esse problema, é a prévia de assembleia. Algumas semanas antes da assembleia, principalmente as ordinárias, disparamos algumas comunicações falando sobre os temas que serão abordados e convidando os condôminos a sugerirem dúvidas para serem tratadas. Isso permite que algumas dúvidas, que nem seriam pertinentes ao tema da assembleia, possam ser resolvidas antes de virarem um burburinho na reunião condominial.

Essas comunicações podem ser feitas da mesma maneira dos comunicados e o convite da semana da assembleia pode ser feito em vídeo e encaminhado por WhatsApp e e-mail, detalhando ao final quais serão os temas que farão parte da pauta da assembleia. Além de diminuir os conflitos, isso ainda pode ajudar a aumentar a aderência à assembleia.

Deixe as regras claras: muitos condôminos, nunca pararam para ler a convenção e o regulamento interno do condomínio. Por isso, uma ótima dica é criar uma comunicação educativa, com partes do regulamento interno e convenção. Por aqui, já utilizamos o boleto para compartilhar essas informações e criamos comunicados impressos para serem fixados nas áreas comuns, além de informativos via e-mail.

Eduque as crianças: crianças são um ótimo condutor de informação, principalmente quando ensinadas de forma lúdica. Criar métodos para educação das crianças no condomínio pode ser uma ótima forma de minimizar conflitos que as envolva. Você pode criar uma cartilha, um vídeo em forma de contação de histórias, ou mesmo fazer um evento com os pequenos, principalmente em época escolar. Pode não parecer, mas o resultado pode te surpreender.

A união faz a força

Deixar que os condôminos participem da gestão pode ajudar muito a minimizar conflitos. Criar formas de colher a opinião de todos, como enquetes e pesquisas de satisfação vai te ajudar a medir a satisfação e incômodos dos condôminos e agir antes que eles virem conflitos. Em alguns condomínios, nós colocamos nas áreas comuns, por exemplo, Qr Codes para avaliação dos ambientes.

É sempre importante destacar que o atendimento é essencial, então se crio canais para uma comunicação mais aberta e fluida, preciso garantir que as pessoas se sintam ouvidas. Nada de criar canais para as pessoas falarem sozinhas.

Conclusão

Mesmo com todo o trabalho para minimizar conflitos, eventualmente não haverá para onde fugir. E quando for necessário, lembre-se: seja imparcial, ouça com atenção, foque no controle emocional e na comunicação não violenta e empática. É claro, que algumas vezes, nem tudo isso vai resolver, mas o objetivo aqui é ajudar a fazer o possível para que as situações não cheguem em extremos.

Esperamos que as dicas possam te ajudar a construir uma gestão mais tranquila e evitar conflitos desnecessários. Lembre-se, sempre vai haver os condôminos antissociais e tá tudo bem, mas tem muita gente boa querendo fazer a coisa acontecer, então vamos focar nelas.

E aí, quer falar sobre algum dos itens do artigo? Tem alguma outra forma de manter a paz no condomínio que você usa por aí? Deixa nos comentários pra gente conversar com você! E acompanhe nosso Instagram pra acompanhar as próximas postagens.

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